10 consejos para organizar su información en 2017

Revista IT NOW

Tanto si usted es un novato de Evernote o un usuario avanzado orgulloso, estos 10 consejos pueden elevar su toma de notas digital a un nuevo nivel de productividad.

¿Cómo administrar de manera efectiva la información que manejo diariamente? Uno de los objetivos es aprender nuevas maneras de utilizar Evernote para la productividad. Así que a su disposición encontrará 10 recomendaciones para conseguir que su información esté lo mejor organizada en 2017. 

1. Mantenga sus metas en Evernote y compartirlas

Usted puede escribir sus metas en Evernote y compartirlos con otros usuarios, de acuerdo con Joshua Zerkel, director de la comunidad global de Evernote. “Cuando se comparte objetivos con las personas que le pueden ayudar a apoyar, que está haciéndoles saber que ha decidido hacer cambios importantes y que pueden ayudar a fomentar”.

“Es importante establecer metas para ver cómo lo está haciendo a lo largo del trimestre y del año,” dice Zerkel. Después de escribir goles de desventaja como señala Evernote, debe compartir colectivamente en un cuaderno con los demás. “Esto ayuda a mantener a los miembros del equipo responsable y ofrece una mayor colaboración para ayudar a otros en el cumplimiento de sus objetivos (al igual que otros miembros de mi equipo de la comunidad)”.

2. Crear  Evernotes detalladas sobre los candidatos

Al entrevistar a los candidatos de trabajo, tomar notas que incluyen puntos clave el solicitante, así como artículos de Acción de Seguimiento, manifestó Nicholas Kinports, vicepresidente ejecutivo de estrategia de AVISO , una agencia de contenido social.

“Esto me ayuda a realizar un seguimiento de lo que estamos esperando recibir del candidato y si la respuesta coincide con la discusión”, dijo.

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También puede añadir PDF de los candidatos se reanuda a las notas, que son palabras clave de búsqueda , así como cartas de oferta. Y usted puede compartir las notas con los colegas, también, para la entrada adicional. Mantener las notas candidatos ayuda a tomar mejores decisiones de contratación y puede ser útil en el futuro, si te encuentras con un ex candidato de nuevo, aportó Kinports.

3. Uso de plantillas como ayuda al tratar con clientes

Evernote plantillas son un gran ahorro de tiempo y pueden ayudarle a ser coherente en sus interacciones con los clientes, de acuerdo con Melissa Ward, socio director de la página web de trazado y firme de mercadotecnia digital NewWard Desarrollo. También pueden ayudarle a recordar lo que tiene que hacer durante esas interacciones.

Ward, creó un bloc de notas Evernote llamado plantillas, que incluye las formas de ingreso del cliente, personajes de marketing, entradas de blog y un calendario de marketing.

“Cuando quiero crear una nueva nota de ingreso del cliente, voy a la plantilla es necesario, hacer un ‘select all,” crear una nueva nota en mi cuaderno cliente, y pegar la plantilla en ese país. ” La plantilla de la impulsa en lo que pedir nuevos clientes, y que comparte las notas con los clientes para que puedan agregar información, también.

4. Crear contactos detallados con Evernote y LinkedIn

“Trabajo en red es una parte enorme de hacer crecer un negocio, ya veces es difícil hacer un seguimiento de los datos de contacto ‘potenciales clientes”, externó Mike Everett, director de reconocimiento de Capa 8 Recon , una firma de los medios sociales y la investigación privada.

Everett escanea rápidamente tarjetas de presentación con la aplicación de iOS Evernote, una característica que cree que no hay muchos usuarios conocen. Cuando una exploración es completa, se puede añadir una persona a la base de datos de contactos del teléfono, o en contacto con ellos directamente de Evernote a través de SMS, correo electrónico o teléfono. Si ha iniciado sesión en LinkedIn, Evernote busca automáticamente y extrae información de perfil de LinkedIn del contacto.

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5. Uso de escaneado para digitalizar documentos

He aquí un consejo Evernote de mí: Utilice la libre aplicación de escaneado (IOS solamente) para convertir rápidamente documentos en papel en archivos PDF, que luego se puede guardar en Evernote, enviar por correo electrónico, o su importación en Dropbox, iCloud, OneNote, Google Drive u otro instalado aplicación.

El proceso de digitalización es la velocidad del rayo. Usted acaba de apuntar la cámara del iPhone en un documento escaneado y captura y los cultivos de forma automática (si es necesario) la página. Si se trata de un documento de varias páginas, puede mover la primera página del rango de la cámara después de la captura y reemplazarlo con las páginas adicionales. Las exploraciones son limpias y legibles. También puede capturar pizarras, recibos y tarjetas de visita.

Sin embargo, Scannable carece de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), por lo que es importante utilizar palabras clave descriptivas al dar nombre a los documentos. 

6. Divida las tareas en cuadernos y establecer recordatorios

“Uso Evernote todos los días para estar al tanto de las tareas”, compartió Valerie Streif, un asesor de alto nivel con Mentat, un servicio para los solicitantes de empleo.

“Desbarataré mis diferentes áreas de tareas, como la creación de contenidos, respondiendo a las preguntas reportero, y respondiendo a las preguntas del cliente, en cuadernos individuales. A partir de ahí, Streif utiliza Evernote de la lista de verificación y recordatorios características para crear listas de tareas pendientes con las descripciones para categorías de tareas”, agregó Streif.

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Alertas de recordatorio son especialmente clave para mí, porque cuando se trabaja de forma remota, puede ser fácil olvidar fechas importantes. Ella también recomienda compartir listas de tareas pendientes con otros en su equipo, que puede ser “muy beneficioso si una gran cantidad de empleados trabajar de forma remota, o si es difícil organizar una reunión de todos los departamentos.”

7. Conectar Evernote para su sistema de gestión de proyectos

Tomo notas de la reunión copiosas en Evernote,” apuntó Sean Linehan, director de producto en compañía de carga-logística Flexport . “Pero mi equipo no gestiona proyectos en Evernote. Esto crea una desconexión entre el lugar en que estoy grabando información y, cuando mi equipo está accediendo a la información”.

¿Una solución? Se podía conectar Evernote para el sistema de gestión de proyectos de su equipo utilizando Zapier , una aplicación de flujo de trabajo y la plataforma de automatización freemium. Usando Zapier, se puede conectar a Evernote Trello, Asana, Slack y JIRA, que utiliza Flexport. Después de configurar de Zapier la integración de JIRA-Evernote , se debe crear un bloc de notas Evernote llamado “JIRA.” “Cuando se crea una nota que es accionable para su equipo, que se mueve en el notebook JIRA, y Zapier creará automáticamente como una tarea en JIRA,” dijo Linehan.

8. Tabla de Contenidos para organizar información 

Incorporación de nuevos empleados, especialmente los más remotos, puede ser un desafío, según Ian Howells, fundador de LawFirm.hosting, que ofrece alojamiento para WordPress bufetes de abogados. Pero se puede organizar notas compartidos de capacitación para los miembros del equipo mediante la Tabla de Contenidos de Evernote función (TOC).

Un TOC es una nota con enlaces a otras notas, y hace que sea fácil para los nuevos empleados o contratistas para obtener la información que necesitan rápidamente, dice Howells. Puede agregar una tabla de contenido a cualquier ordenador portátil. Para crear una tabla de contenido, seleccione las notas que desea incluir, a continuación, haga clic en la “Tabla de Contenidos Crear Nota” botón en el menú resultante.

COT también son útiles para organizar los arreglos de viaje y cualquier otra información.

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9. Seguir el progreso moviendo notas entre cuadernos

Evernote puede ayudarle a seguir el progreso de los proyectos, oportunidades de negocio, los candidatos de trabajo y mucho más, simplemente mediante la creación de cuadernos y de arrastrar y soltar entre ellos, de acuerdo con Frank Gerber , un consultor de Evernote.

Por ejemplo, si realiza un seguimiento del progreso de un potencial acuerdo, puede crear una nota sobre el acuerdo y ponerlo en la bandeja de entrada de Evernote. Cuando esté listo para la entrada de los demás, sólo tienes que arrastrar la nota a un bloc de notas “Necesita Discusión” y luego compartirlo con los colegas para la retroalimentación. Alternativamente, es posible arrastrar la nota a una “Rechazar – No es un buen ajuste” o “Rechazar – Considere tarde” bloc de notas, si el acuerdo no parece prometedor. La idea es crear cuadernos para cada etapa de un proceso, y luego arrastrarlo notas entre ellos para indicar el estado.

10. Seguimiento del progreso y el estado de uso de etiquetas

“Un error típico de los usuarios de negocios hacen es establecer un único bloc de notas compartido para toda la empresa y adaptarse a docenas o incluso cientos de notas en ella”, externó Olga Tsubiks .

Que sea una comercialización por cuenta propia, análisis de datos y experto en visualización. Se direcciona hacia un mejor enfoque es la creación de un bloc de notas por proyecto y el uso de etiquetas para gestionar los flujos de trabajo”.

Por ejemplo, todas las tareas pendientes podrían ir en un cuaderno Gestión de tareas. En este cuaderno, se puede agregar una de las dos etiquetas a una nota: hacer o hecho. Para las tareas más grandes, crear un “Gestión de Proyecto de Agenda” y notas de etiquetas con las cosas por hacer, en marcha o “terminado”, finalizó Tsubiks.

A continuación, puede ordenar las tareas por su estado con las etiquetas respectivas. 

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