¿Alguna vez ha recurrido a la tercerización para solucionar alguna necesidad de su empresa? Si lo ha hecho seguro sabrá que los papeles hablan y que en esto el contrato lo es todo. Por esto, Otto Stecher, Director ACR (Accounting, Compliance and Reporting) de Impuestos de EY Centroamérica, insiste en que si hay algo que no puede tomarse a la ligera, es el momento de definir roles y tareas.
“Un contrato de outsourcing no es algo que se produzca agarrando un machote y escribiendo, el contrato nace desde el mismo inicio de la relación del tercerizador con su cliente”, apuntó el experto durante su ponencia en Expo Outsourcing Bits 2015, el miércoles 7 de octubre en Costa Rica.
Según comentó Stecher, el mayor problema es que las partes obvian cosas que no deben omitirse a la hora de establecer relaciones de outsourcing, por lo que “no convertimos en una maquila de propuestas para hacer contratos”, pero estos son todo menos efectivos.
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El segundo error radica en el desconocimiento de la contraparte. Pruebe con un ejercicio rápido, intente responder esta pregunta: ¿qué tanto conoce al proveedor que le vende el servicio? “Tenemos que conocer la realidad, tenemos que preguntar la naturaleza de la actividad, cómo están los saldos, si hay periodos fiscales cerrados… Cuando se llega a un acuerdo, todo esto se ve reflejado en la relación”, argumentó el experto.
La falta de equidad en las responsabilidades es el tercer peor error que puede cometer, explicó. En todo contrato hay una responsabilidad mutua, pero si esta no se ha definido desde un principio, ¿quién asume la culpa ante un error? ¿Quién tiene que correr a solucionarlo?
Stecher señala que el cuarto error sucede cuando el contrato mismo no refleja el punto de partida sobre el que se está trabajando. Usted pudo sentarse con la contraparte a formular un contrato, pero este no es claro en definir el estado del servicio antes del mismo y por ende no podrá evaluar el estado posterior.
Por último, imagine que es viernes negro y su empresa vende productos en línea. Tiene semanas promocionando descuentos para esta fecha, por lo que espera un flujo de clientes mayor al que usualmente tiene. Llega el día y su sitio web colapsa, dejando en espera a un puñado de usuarios molestos. ¿Cómo lo resuelve? ¿Qué debe hacer?
La carencia parcial o total de protocolos de comunicación entre cliente y proveedor es el quinto error, y uno de los que más caros le pueden salir, pues le resta tiempo de respuesta y solución ante una crisis.
“Cada día más los clientes investigan a sus futuros proveedores, les preguntan de todo. Se toman su tiempo a la hora de hacer un contrato, eso es una característica que se está dando mucho para verificar que el proveedor vaya a cumplir”, concluyó el experto.
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