De acuerdo con Luis Medina, consultor técnico de Nuance para Latinoamérica, el tema de la nube ha sido un disruptor en toda industria, el hecho de poder colocar un documento en algún lugar del ciberespacio y poder recuperarlo y utilizarlo desde cualquier dispositivo, ha transformado la forma de colaborar e interactuar con la información que se genera en las empresas.
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“Sin embargo, esta facilidad para crear contenido nos da el reto de poder administrarlo adecuadamente en una época en la que resulta sencillo subir a la nube cualquier documento. Y sí, es fácil subirlo, pero controlarlo no resulta tan sencillo”, explica Medina.
Como consecuencia de esta dinámica, han surgido varias tendencias en la gestión de documentos, como la implementación de permisos en los documentos, en donde quien genera el documento puede decidir quién o quiénes pueden solo visualizarlo, editarlos, o de plano, que no sean accesibles.
Además, resalta el experto, en la época de las “fake news”, donde cualquiera sube y distribuye información falsa, resulta muy importante proteger los documentos con esquemas estrictos de seguridad, ya que se puede filtrar información comprometedora de la empresa, lo cual puede significar un daño patrimonial muy importante para ésta.
Según Medina, en este contexto, la tendencia es el uso de inteligencia artificial para saber el contenido y el sentido de los documentos que se generan en la organización. Además, la analítica, para saber cuántos y cuáles documentos se crean y cómo éstos se están compartiendo.
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“También son tendencia los flujos de trabajo y el reconocimiento de caracteres, tecnología con la que se puede transformar en texto la imagen que se tenga de un documento, mismo que se puede editar y hacer búsquedas”, detalla el experto de Nuance.
Digitalización es un término ambiguo, la mayoría de las empresas lo asocia con el escaneo de documentos, es decir, transformar los papeles en archivos electrónicos. Sin embargo, la digitalización es un término más amplio porque va desde digitalizar documentos hasta digitalizar la voz. El principal beneficio: Poder crear contenido, distribuirlo y poder interactuar con él.
“El hecho de que se cree un documento, y que el equipo lo pueda revisar simultáneamente y pueda hacer las correcciones que considere pertinentes ya es un enorme beneficio”, dice Medina, quien también resalta la aparición de herramientas como la firma electrónica, la cual en algunos países ya está legislada.
“A veces la tecnología puede ir a pasos agigantados y la legislación se queda rezagada, pero en el instante en que empiezan a convivir se da un beneficio, principalmente al usuario final, ya que le da más seguridad y facilidad a los trámites que realiza. Por ejemplo, el hecho que se puedan hacer gestiones financieras desde la comodidad de la casa, es un enorme beneficio”, refiere.
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Mitigando riesgos
El experto hace hincapié que siempre va a existir una posibilidad de riesgo, aunque sea mínima. Por ejemplo, las “fake news”, de las cuales puede ser víctima cualquier empresa y que pueden llegar a comprometer la integridad y estabilidad de los países y las empresas. También están los hackers, que tienen la potestad de poner a prueba la seguridad de los sistemas.
“En el momento en que estamos conectados a Internet nos exponemos y estamos sujetos a crímenes cibernéticos. Si digitalizamos algo y lo subimos a una nube personal y no le ponemos los candados necesarios, cualquier persona conectada a Internet puede ubicar nuestra información y darle un uso indebido”, señala Medina.
Uno de los problemas de seguridad más recurrentes, asegura el experto, es el más sencillo y el que más se da por sentado: Cumplir con políticas y regulaciones internas, así como las legislaciones inherentes. Además, la gobernanza de datos, porque las compañías establecen ciertos procesos y cierta información para realizar esos procesos, pero es común que esos procesos no sean comprendidos de la misma manera por todos los miembros del equipo y cada quien resulta ejecutándolos a su manera. Luego, cuando se intenta ubicar algún documento, se lleva mucho tiempo encontrarlo porque no tienen una estructura, y es ahí donde empiezan los problemas”, asegura.
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La solución en este caso, detalla Medina, empieza por estandarizar los procesos y tener las herramientas adecuadas para que los procesos resulten sencillos independientemente de la persona que lo ejecute, y que todos los miembros del equipo colaboren bajo una política estricta de cómo gobernar la información.
“Siempre hay aunque sea un mínimo margen de riesgo, y el punto es mitigarlo y contar con una estrategia en la que toda la información se estandarice y que solo las personas autorizadas sean las que interactúen con dichos documentos”, resalta el experto de Nuance, quien cita un informe de IDC , el cual revela que el 50% de las brechas de seguridad no se dan por causa de atacantes externos sino por los mismos empleados, que ya sea por mala fe o porque no tienen la capacitación adecuada sobre seguridad, dejan la información de la compañía expuesta.
Por ello, Medina recomienda a las organizaciones no temerle a las certificaciones de seguridad o las auditorías internas, porque aunque éstas van a exponer las debilidades de la organización, también van a generar conciencia sobre qué tan bien se está trabajando. “A veces la sinergia de hacer muchas cosas a la vez nos vuelve un poco descuidados, y una auditoría interna llega para corregir esos detalles”, asegura.
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Lo siguiente es que con base a los resultados de las auditorías, se tomen ciertas precauciones al definir cuáles son los procesos que están tomando más tiempo del necesario y qué áreas de oportunidad hay para agilizar esos procesos. Además, recomienda contar con la asesoría adecuada para contar con las herramientas necesarias para hacer a la empresa más competitiva.
Conozca más sobre las soluciones de Nuance, por cortesía de su distribuidor regional Canella S.A. Si desea más información puede llamar al PBX (502)2338-5900 y (502)2338-5944. Además, entérese de los aspectos más importantes sobre este tema en la conferencia “Los retos de la robotización de la información, seguridad, cumplimiento y eficiencia”, la cual estará a cargo de Luis Medina, experto de Nuance, durante el Digital Transformation Summit Guatemala, que se llevará a cabo el 15 de noviembre en Centro de Convenciones Épica, Avia, Zona 10. Visite www.digitalsummit.info.
