Con esto, se busca reducir costos, aumentar la productividad y la eficiencia del lugar de trabajo. Y es que Grupo Printer y Kyocera reconocen que la demanda en soluciones de gestión documental ha tenido un crecimiento considerable y que los sistemas de impresión han dado un salto radical hacia la digitalización y seguridad.
Puede interesarle: IQOS celebra su segundo aniversario en Guatemala
Para ello, las compañías integran a su portafolio de productos una gama de soluciones para la captura y distribución de documentos impresos, control de costos y seguridad, movilidad y nube, gestión de documentos, administración de dispositivos en red y administración de salida de documentos.
“Estamos en una época donde tenemos que facilitar la accesibilidad a la información. La movilidad es de lo de hoy por lo que necesitamos soluciones que le den esa portabilidad. Además, se necesita mejorar la productividad y la efectividad a través de una mejor gestión documental, ya que tradicionalmente ésta involucraba mucho proceso manual y físico. Hoy en día la tecnología llama a esa transformación digital para crear soluciones que ayudan e impulsan esta tendencia”, asegura María Puig, Gerente de Mercadeo de Kyocera para Latinoamérica.
Por otro lado, en cuanto a los beneficios de una gestión documental adecuada, la directiva resalta una considerable reducción de costos, dado el uso de menos papel y tiempo para manejar documentos físicos. Además, se aumenta la productividad y la efectividad al contar con procesos digitalizados y se reduce la posibilidad de error.
Lea también: Bantrab implementa Centros de Negocios como nuevo concepto de servicio al cliente
Alberto Sagastume, Gerente Comercial de Grupo Printer, coincide y asegura que contar con un sistema de gestión documental adecuado se traduce en eficiencia operativa porque se pueden manejar documentos con más rapidez y tomar decisiones de manera inmediata.
Según Puig, en todo este contexto, uno de los temas más importantes a tomar en cuenta al momento de implementar nuevas tecnologías para la gestión de documentos es la seguridad de la información que se maneja. Para ello, la directiva recomienda tener una colaboración cercana con el proveedor de servicios, y definir qué medidas de seguridad hay que tomar en los diferentes ámbitos del negocio.
“Sorpresivamente muchas de las medidas de seguridad son tan obvias que las pasamos por alto. Aún hay mucha gente que deja documentos importantes en las impresoras o una contraseña importante apuntada en un post-it. Es un tema de educación y sentarse con su proveedor para hacer una lista de todas las áreas con posibles vulnerabilidades de seguridad”, explica.
También: Un Tirito de la Suerte celebra un año en Guatemala con la visita de su CEO
