De acuerdo a los expertos, el desgaste se agrava en proporciones descomunales cuando no solo es un día en el que no se logran alcanzar los objetivos de productividad, sino que la improductividad se vuelve el común denominador de la vida laboral.
Mientras los días en que los objetivos laborales se cumplen a cabalidad generan un sentimiento de satisfacción y orgullo, acumular días improductivos afecta negativamente la vida profesional de cualquier persona.
Además: El peligro de la multitarea: ¿Cómo afecta esto la productividad de sus colaboradores?
Como resultado de ser productivo, la mente se mantiene despejada, aumenta la energía física y el bienestar emocional, lo que permite trabajar con tranquilidad, totalmente concentrado en todas las actividades, proyectos, interacciones y relaciones.
Por ello, es necesario prestar atención a múltiples factores, tanto internos como externos, que obstaculizan y, en algunos casos, hasta impiden la productividad. Acá le presentamos algunas recomendaciones para evitar matar la productividad.
1-Ponga reglas para el uso de su correo electrónico
Estudios revelan que la mayoría de los ejecutivos dedican por lo menos el 30% de su día a atender el correo electrónico, lo cual significa la tercera parte del día dedicada a esta actividad. Aunque esta es una actividad que forma parte de sus tareas laborales, es necesario que recuerde que esta una “herramienta” de comunicación escrita, que tiene que hacerlo más productivo, no menos. Para lograr mantener el equilibrio con el uso del mail, tome en cuenta que si lo que se va a tratar no puede ser comunicado en 5 líneas, entonces dicho asunto requiere una comunicación telefónica o presencial.
Asegúrese de pedir a su equipo que sea selectivo con los Cc y Cco, para no afectar innecesariamente el tiempo de los demás, y que nunca sea utilizado para discutir o gestionar asuntos emocionales a través de esta herramienta. Asimismo, procuren intercalar con sus demás actividades diarias tiempos concretos de 12 minutos para revisar correos electrónicos. Al terminar, cierre por completo el programa, hasta el próximo período de 12 minutos.
También: Empresas impulsan productividad apostando a la salud integral de sus colaboradores
2-Maximice sus interrupciones
Uno de los grandes enemigos de la productividad son las interrupciones. No es darle un vistazo a un mensaje de texto, leer un email o responder a una pregunta de alguien de tu equipo lo que más absorbe tiempo; sino el tiempo que necesita para volver a alcanzar la concentración.
Por ello, es necesario maximizar sus interrupciones. Asegúrese de guardar tres o cuatro cosas que quiera hablar con alguien la siguiente vez y pídale a su equipo que lo hagan con todas las personas con las que hablan o envían un mail. Obviamente, si algo es urgente no espere, pero estará realmente sorprendido cuando note cuántas de estas interrupciones no son cosas urgentes.
3-Organice sus actividades y delimite tiempos
Es muy importante que establezca una agenda y horario todos los días. Esta planeación debe incluir días y horario específico para trabajar lo que “no” puede dejar de hacer para seguir avanzando en el cumplimiento de los objetivos. Así sabrá que estas prioridades las tendrá que cumplir sí o sí, aunque se queden pendientes algunas otras actividades.
Los expertos sugieren respetar, si es necesario con cronómetro, los tiempos establecidos para que pueda cumplir con lo planeado, ya que es muy fácil desviarse del plan y atrasar los objetivos establecidos.
Puede interesarle: 13 tips de productividad para los profesionales ocupados
4-Aprenda a decir no
Es común en los líderes la tendencia de querer atender todo y a todos con el fin de mantener un liderazgo colaborativo y así lograr compromiso y cumplimiento de las tareas laborales. Sin embargo, es importante no confundir ser colaborativo con estar a disposición indiscriminada. Con una buena comunicación, su equipo o colaboradores, podrán comprender que es necesario que los líderes estén enfocados y sean eficaces y productivos para que ellos también lo sean y todos puedan lograr los objetivos.
Es importante reconocer si lo que va a atender es un asunto que solo usted pueda dar solución. Si no, lo mejor es delegar a alguien más que puede ejecutarlo. Por otro lado, defina y dé a conocer horarios específicos para llevar a cabo el trabajo colaborativo, en donde su puerta como líder siempre esté abierta para quien lo necesite.
