Cuando se trata de productividad, todos enfrentamos el mismo problema: el día solo tiene 24 horas. Sin embargo, hay personas que parecen hacer más con su tiempo; tienen la extraña habilidad de acabar con sus pendientes, incluso manejan diferentes proyectos a la vez. Estas son algunas cosas que las personas ultraproductivas hacen para aprovechar sus horarios:
1. Nunca “tocan” las cosas dos veces: Las personas productivas nunca dejan cosas a medio terminar en la lista de pendientes porque regresar a una tarea dos veces es una gran pérdida de tiempo. No guardes un correo o una llamada para atenderla después, mejor maneja tus pendientes en el momento que llamen tu atención, ya sea para responder, delegar o borrar.
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2. Dejan todo listo para el día siguiente: Las personas productivas terminan cada día preparándose para el siguiente. Esta práctica logra dos cosas: solidifica lo que has logrado en la jornada y te asegura que tendrás una mañana más eficiente. Solo te toma unos minutos al día.
3. “Comen ranas”: Esta expresión anglosajona quiere decir que hay que empezar el día haciendo la cosa menos apetecible que tengan en su lista de pendientes antes de hacer cualquier otra cosa. Después de eso, lo demás parece ser más sencillo de completar.
3. Se apegan a una minuta durante las juntas: Muchas veces, las reuniones entre supervisores y empleados pueden ser una enorme pérdida de tiempo. Las personas ultraproductivas saben que una junta puede alargarse indefinidamente si la dejan, así que les informan a los participantes que se apegarán a una lista de pendientes para avanzar lo más rápido posible. Esto permite a los participantes enfocarse y ser más eficientes.
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4. Saben decir “no”: “No” es una palabra sumamente poderosa que los individuos ultraproductivas no temen usar. Cuando tienen que negarse a hacer algo, evitan frases como “No creo poder” o “No estoy seguro”. Decir “no” a un compromiso nuevo, honra tus compromisos anteriores y te permite cumplirlos de la mejor manera. Un estudio reciente de la Universidad de California en San Francisco reveló que cuanto más se te dificulte decir “no”, es más probable que experimentes estrés, cansancio e incluso depresión. Aprende a usar el “no”.
5. Solo revisan su email en tiempos específicos: Las personas ultraproductivas no permiten que su correo electrónico se convierta en una interrupción constante. Además de revisar su email en tiempos designados, saben usar su proveedor para priorizar sus mensajes por emisor, ponen alertas sobre temas que les importan e incluso tienen la función “autoresponder” para asegurarles a sus clientes que revisarán a profundidad su correo.
6. No hacen muchas cosas al mismo tiempo: Los individuos que manejan su tiempo de manera efectiva saben que no hay mayor asesino de la productividad que hacer varias cosas a la vez. Una investigación de la Universidad de Stanford confirmó que hacer multitasking es menos productivo que concentrarse en un solo pendiente. El estudio encontró que las personas que son bombardeadas regularmente con diferentes fuentes de información electrónica, no pueden poner atención, recuerdan menos y tardan más en completar sus pendientes.
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7. Desaparecen: No temas alejarte de todo cuando lo necesites. Dale a un familiar o amigo un número donde pueda localizarte en caso de emergencia y deja que esa persona de confianza sea tu filtro donde todo lo que no necesite tu atención inmediata deba esperar. Esta estrategia es a prueba de balas cuando hay que resolver proyectos importantes.
8. Delegan: Estas personas aceptan que no son los únicos seres humanos inteligentes y talentosos en su organización. Confían en que los demás hagan su trabajo para ellos poder concentrarse en el suyo.
9. Dejan que la tecnología trabaje por ellos: Es cierto que la tecnología puede ser una gran fuente de distracción, pero también puede ayudarte a concentrarte. Usan aplicaciones como IFTTT que pone filtros en tu smartphone y solo te hace una notificación cuando hay una emergencia como cuando tus acciones alcanzan cierto precio o te llega un correo de tu mejor cliente. Así, no pierdes el tiempo viendo tu celular constantemente.
